企业档案管理制度（某企业全套档案管理相关制度）

企业档案管理制度（某企业全套档案管理相关制度）

（本文来自www.jj00.com）

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

一、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

二、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

三、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

四、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

六、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

档案库房管理制度

为做好档案史料的科学管理，保证档案的齐全、完整和安全，最大限度地延长档案寿命，特制定档案库房保管制度。

一、档案库房是档案史料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害生物、防水、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其他问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每周定时测记。库房的温度应控制在14～24℃之间，相对湿度应控制在45～60％之间。

七、库房内应定期打扫保持清洁，每月打扫一次卫生（特殊情况随时打扫），不得堆放与档案无关的物品。

八、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

九、库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案，办理交接签字手续。

十、定期对库房进行检查，每半年检查一次库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等并做好记录，发现问题及时采取措施。

档案保密制度

为确保档案中公司机密的安全，根据国家《保密法》和《档案法》及公司有关法规，特制定如下制度。

一、档案工作人员必须严格遵守公司有关保密工作的规定、制度。遵纪守法，维护公司机密。

二、严格按照档案文件密级划分范围。采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。

三、对档案内容不该说的绝对不说；不该借阅的，绝对不借阅；不该泄露的，绝对不泄露；不该抄录、复印的，绝对不抄录、复印复制。

四、在公共场所、私人信件、普通电话、家庭、子女、亲友的谈话中不谈论机密档案的内容。

五、凡机密档案资料，按“机密”资料处理，不得随意外借和复印。

六、发现泄密、失密情况，应及时报告领导，查明情况严肃处理。

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法

1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2.步骤：

A.收集

l 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

l 企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B.整理 根据类别和成立时间整理。

C.分类 根据下述分类方法分类。

D.立卷 区分不同利用价值，确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理

1.属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的10日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2.由部门保管的档案：在每季头一个月10日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的2月10日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条 监督

办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条 销毁

须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十二条 公司档案的分类及编号

指定资料员经办公室..后，按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅

因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅

具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与原盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50～500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

3.涂改、伪造档案

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门主管。

员工档案封面

员工档案目录表

员工档案借阅审批表

注：1.借阅内部资料需档案所属部门领导批准

（1）借阅秘密、机密资料：科研档案需档案所属部门、科技处、保密办批准；文书档案需档案所属部门及保密办批准。

（2）借阅绝密资料：科研档案需档案所属部门、科技处、保密办和所领导批准；文书档案需档案所属部门、保密办和所领导批准。

2.使用方式：(1)查阅 (2)摘抄 (3)索取 （4）复印 (5)携带出差

3.使用后请填写档案利用效果记录卡（综合档案室主页下载）

员工档案调阅单

档案利用效果记录卡

企业归档案卷记录表

档案检索及机房管理制度

一、非本部门人员，未经允许不得随意进入检索及机房，更不得擅自操作机器。

二、严禁在检索及机房内抽烟、吃食物，保持机房清洁卫生。

三、凡需输入数据、打印材料或复制材料、拷贝程序等须经领导同意，统一安排。不得私自代人打印、复制材料等。原有程序数据不得随意修改。

四、机房温度应控制在18～28℃之间，高于30℃或低于15℃应停机。

五、爱护机器，注意保养，严格操作规程使用机器。

六、做好安全、防火工作，机房内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀物品。下班时要关闭机器，切断电源，关好门窗。

档案鉴定、销毁制度

鉴定档案的保存价值既是一项科学性、实用性很强的工作，也是一项繁重而细致的工作。档案部门应根据国家及公司有关规定，定期对已满保管期限的档案进行鉴定、销毁。在档案鉴定工作中，根据企业的实际状况，严格执行档案鉴定原则和有关政策。

一、以公司有关各类档案的《档案保管期限表》为依据，由档案部门制定《档案材料鉴定销毁计划》，报上级主管部门领导签字批准。

二、组成档案鉴定工作小组，由公司领导、档案所属部门领导、档案部门和各科室人员组成。

三、鉴定方法为直接鉴定法，即以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，逐个案卷、逐份文件材料进行鉴定，对到期档案提出销毁或延长保管期限的意见（需延长保管期限的档案必须拆卷重新组卷），并分类登记编造销毁清册。

四、销毁清册上必须有档案清理经办人、档案室负责人及公司领导及部门主管的签字。

五、销毁档案应派两名以上人员监督，并在“档案销毁清册”上签字。

六、未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

档案统计制度

一、充分认识档案统计工作的重要性，确定专人负责统计。要认真负责地按时、按规定、准确无误地完成统计报表的填报工作。

二、建立健全统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、鉴定、销毁档案以及其他各种情况数据。

三、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施。

四、各类档案的统计数据由分管各类档案工作的专员提供，交专人统计填报。

五、统计报表一般每年进行一次，年终进行总的统计。

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